Regulamin

1. Zagadnienia ogólne


  1. Regulamin niniejszy reguluje prawa i obowiązki uczestników imprezy Gdakon 2022, odbywającej się w dniach 09.03.2022 - 13.03.2022r.
  2. Organizatorem imprezy jest Pani Martyna Gottowt-Wojszwiłło – Wiceprezes Fundacji pod nazwą: FUNDACJA COGITAVI wpisanej do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000520250, zwanym dalej: ,,Organizatorem’’
  3. Każdy uczestnik konwentu Gdakon 2022 (określanego w dalszej części dla uproszczenia Gdakon) organizowanego przez Martynę Gottowt-Wojszwiłło zobowiązany jest zapoznać się z treścią regulaminu.  
  4. Rejestrując się na stronie uczestnik potwierdza zaznajomienie się z regulaminem, jego akceptacje oraz zobowiązuje się przestrzegać go podczas trwania konwentu.  
  5. Ze względu na to, że Gdakon organizowany jest na terenie hotelu "NOVOTEL MARINA" w Gdańsku, uczestnicy zobowiązani są również do przestrzegania regulaminu ośrodka.  
  6. Regulamin zarówno Gdakonu jak i ośrodka będzie wywieszony przy wejściu na teren hotelu, jak i dostępny w formie elektronicznej na stronie konwentu. 
  7. Osoby niestosujące się do regulaminu, zarówno konwentu jak i ośrodka mogą zostać usunięte z terenu imprezy bez zwrotu wpłat.
  8. Do organizatora należy ostateczna interpretacja przepisów regulaminu.  
  9. Regulamin jest sporządzony w wersji polskiej i angielskiej. W przypadku nieścisłości brana będzie pod uwagę wersja polska.
  10. W sprawach niewymienionych w regulaminie zastosowanie mają w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego. 

 

2. Rejestracja, zapłata i zwrot środków pieniężnych


  1. Uczestnicy zobowiązani są do podania swoich danych osobowych, tj. imienia, nazwiska, daty urodzenia oraz aktualnego adres e-mail. Dane te są niezbędne do poprawnej organizacji imprezy i pozostaną jedynie do wglądu organizatora – nie będą one używane w celach innych (np. marketingowych) niż przy sporządzania dokumentacji imprezy i odpowiednich formalności organizacyjnych oraz ewentualnych celów statystycznych.
  2. Każdy uczestnik jest zobowiązany do zakupu biletu na Gdakon. Zakup biletu na Gdakon możliwy jest z wykorzystaniem systemu informatycznego znajdującego się na stronie https://2022.gdakon.org
  3. Bilety na Gdakon sprzedawane są w formacie VAT w 2 (dwóch) opcjach:
    1. W systemie rejestracji – konto, które zarejestrował uczestnik ma zarejestrowany zakup biletu,
    2. W formie elektronicznej – potwierdzenie e-mail.
  4. W celu dokonania zakupu biletu konieczne jest przejście następujących kroków zakupowych:
    1. logowanie lub rejestracja na Stronie,
    2. wybór rodzaju biletu i podanie danych do faktury,
    3. płatność.
  5. W celu zakupu biletu niezbędne jest zaakceptowanie Regulaminu Gdakon 2022. W przypadku zakupu biletu dla kogoś innego, Kupujący zobowiązuje się do poinformowania pozostałych Uczestników o treści Regulaminu Gdakon 2022.
  6. Jeśli Kupujący zaznaczył pole „chcę otrzymać fakturę” i uzupełnił wszystkie wymagane dane (NIP, kraj, nazwa firmy, adres, kod pocztowy, miasto) zostanie ona wystawiona automatycznie, maksymalnie 48 godziny po zaksięgowaniu płatności i będzie dostępna do pobrania w panelu użytkownika. Po dokonaniu zamówienia nie ma możliwości zmiany danych na fakturze. W przypadku ewentualnych błędów należy się poprzez formularz zgłoszeniowy na stronie https://help.gdakon.org lub adres email: pawel.butylinski@gdakon.pl 
  7. Rozliczenia transakcji kartą płatniczą i e-przelewem przeprowadzane są za pośrednictwem Tpay.com.
  8. Bilet na Gdakon jest dokumentem w formie elektronicznej.
  9. Kupujący nie ma możliwości odstąpienia od umowy zgodnie z art. 38 pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 roku o prawach konsumenta.
  10. Zakupiony Bilet zostanie przesłany Kupującemu drogą mailową oraz udostępniony do pobrania poprzez Stronę w sposób automatyczny maksymalnie 48 godziny po zaksięgowaniu płatności.
  11. Uczestnik zobowiązuje się do ochrony biletu elektronicznego przed wszelkimi próbami kopiowania, skanowania i powielania.
  12. Uczestnik po otrzymaniu biletu zobowiązany jest sprawdzić poprawność danych wydrukowanych na bilecie z danymi podanymi podczas rezerwacji.
  13. Wszelkie stwierdzone niezgodności zidentyfikowane przez Uczestnika w trakcie sprawdzania, o którym mowa powyżej powinny być zgłoszone Organizatorowi.
  14. Gdakon jest imprezą zamkniętą i Organizator ma prawo do odmowy uczestnictwa danej osoby bez  podania przyczyny.  
  15. Wszelkie należności finansowe muszą zostać uregulowane w odpowiednich terminach (podanych w panelu uczestnika), jednak nie później niż na 14 dni przed rozpoczęciem Gdakonu, chyba że postanowiono inaczej. W przypadku braku uregulowania płatności w odpowiednim terminie organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia wybranych dodatków konwentowych, rezerwacji miejsca w hotelu bądź też skreślenia z listy uczestników.
  16. Organizator zastrzega sobie prawo do tygodniowego okresu przygotowania wszelkich dokumentów wymaganych przez Ambasadę Polską w celu otrzymania wizy uprawniającej do pobytu na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.  
  17. Wybór pokoju hotelowego możliwy jest jedynie poprzez stronę internetową konwentu po zakupie i opłaceniu biletu.
  18. W przypadku wybrania noclegu w hotelu, uczestnik zobowiązany jest do wpłaty całości kosztów noclegu na konto hotelu wskazane w panelu uczestnika w przeciągu 14 dni, w przeciwnym wypadku rezerwacja pokoju zostanie anulowana.
  19. Wybór pokoju na stronie internetowej może zostać zmieniony przez organizatora, gdy:
    1. pokój zostanie wyłączony z użytku z przyczyn technicznych,
    2. uczestnik nie wpłacił całości wymaganej kwoty w określonym terminie na konto hotelu.
  20. Organizator zastrzega, że zwrot wpłaconych przez uczestnika na Gdakon środków pieniężnych za zakup biletu, dokonany zostanie w przypadku:
    1. ogłoszenia na terytorium RP regulacji prawnych dot. epidemii SARS-COV-2, a  wprowadzających takie obostrzenia , które  uniemożliwią  przeprowadzenie przez Organizatora docelowo imprezy oraz  jej odwołanie,
    2. zaistnienia przyczyn losowych leżących po stronie uczestnika, od niego niezależnych i niezawinionych.
  21. Zwrot środków pieniężnych nastąpi na rachunek bankowy wskazany przez uczestnika, lub z którego dokonywana była zapłata za bilet - w terminie 14 dni licząc od dnia odwołania przez Organizatora imprezy.
  22. W przypadku innym niż opisany powyżej zwroty biletów nie są możliwe – uczestnik nie ma prawa odstąpienia od umowy.

 

3. Uczestnictwo na konwencie


  1. Rozróżnia się następujące rodzaje uczestnictwa:  

      -  uprawniające do wejścia osoby pełnoletniej na teren imprezy, ale bez prawa do noclegu w hotelu,  
      -  uprawniające do wejścia osoby pełnoletniej na teren imprezy  oraz gwarantujące nocleg w hotelu.

  2. W pozostałych sprawach prawa i obowiązki uczestników są równe, bez rozróżnienia na rodzaj uczestnictwa z  zastrzeżeniem postanowień ust. 3 i 4.
  3. W imprezie Gdakon mogą uczestniczyć wyłącznie osoby w pełni zaszczepione wszystkimi dawkami szczepionki, zdrowe, bez objawów chorobowych sugerujących chorobę zakaźną. Uczestnik zobowiązany będzie wylegitymować się Unijnym Certyfikatem COVID najpóźniej w dniu rozpoczęcia imprezy poprzez jego okazanie Organizatorowi imprezy. W imprezie mogą również uczestniczyć osoby, które najpóźniej w dniu rozpoczęcia imprezy przedłożą ujemny wynik testu zrobiony najpóźniej 12 godzin przez rozpoczęciem imprezy, jeżeli hotel wyda stosowną zgodę oraz gdy przepisy prawa w dniu rozpoczęciu konwentu na to pozwalają.
  4. W imprezie Gdakon nie mogą uczestniczyć:
    1. osoby chore,
    2. przebywające z osobą odbywającą kwarantannę lub izolację w warunkach domowych albo, które same są objęte kwarantanną lub izolacją w warunkach domowych.
  5. Uczestnicy konwentu zgadzają się na filmowanie i nagrywanie przez organizatorów konwentu, a ich wizerunek może zostać umieszczony w archiwum zdjęć bądź też na materiałach promocyjnych.

 

4. Identyfikatory/badge


  1. Na terenie Gdakonu mogą przebywać jedynie osoby posiadające identyfikator wydany przez organizatorów oraz obsługa hotelu.  
  2. Identyfikatory mają na celu sprawne i szybkie rozpoznawanie uczestników oraz niedopuszczenie osób trzecich do udziału w konwencie. Służą one zarówno celom organizacyjnym, jak i zapewnienia wszystkim bezpieczeństwa. Dlatego też należy nosić je w miejscu widocznym.  
  3. Na identyfikatorze znajduje się informacja dotycząca rodzaju uczestnictwa posiadanej przez uczestnika imprezy wraz z informacją, o której mowa w Rozdziale III ust.3 Regulaminu.
  4. Osobom nie będące w stanie okazać identyfikatora zostaną natychmiast usunięte przez służby porządkowe.  
  5. Awatar na identyfikatorze nie może przedstawiać treści obscenicznych, powszechnie uważanych za obraźliwe bądź wulgarnych. W razie jakichkolwiek wątpliwości co do spełniania owych wymogów przez swój awatar, należy bezzwłocznie skontaktować się z Organizatorem w celu omówienia i wyjaśnienia tej kwestii.

 

5. Sprawy porządkowe


  1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez opieki lub zagubione oraz za uszkodzenia pojazdów pozostawionych na parkingu znajdującym się przy ośrodku. Za wszelkie szkody odpowiedzialność (w tym finansową) ponoszą sprawcy.  
  2. Zabronione jest wnoszenie na teren Gdakonu:  
    1. przedmiotu niebezpiecznego w rozumieniu Kodeksu Karnego,
    2. broni w rozumieniu obowiązującej Ustawy o Broni i Amunicji, 
    3. broni pneumatycznej (ASG, paintball),
    4. amunicji do wyżej wymienionych,
    5. flag, odznaczeń, symboli nazistowskich bądź do niej nawiązujących,
    6. broni białej (z wyjątkiem noży oraz tzw. larpowej broni bezpiecznej).
  3. Przedmioty wymienione w punkcie poprzednim wolno wnosić po uzyskaniu zgody głównego organizatora konwentu, jeśli przedmioty te są niezbędne do przeprowadzenia punktu programu.  
  4. Uczestnicy Gdakonu są zobowiązani do zachowania czystości i porządku na jego terenie oraz na terenie przynależącym do ośrodka w trakcie trwania konwentu.  
  5. Na terenie imprezy spożywanie alkoholu dozwolone jest tylko w miejscach wyznaczonych przez Organizatora.  
  6. Na terenie ośrodka palenie tytoniu dozwolone jest w miejscach do tego wyznaczonych.  
  7. Na terenie Gdakonu obowiązuje całkowity zakaz zażywania, posiadania oraz rozprowadzania wszelkich środków odurzających i psychotropowych zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu narkomanii.  
  8. Osoby znajdujące się pod wpływem alkoholu, środków odurzających lub psychotropowych mogą zostać usunięte z terenu imprezy przez Organizatora bądź personel hotelu.  
  9. Każdy uczestnik Gdakonu zobowiązany jest do kulturalnego zachowania się zgodnie z zasadami savoir vivre.
  10. Osoby biorące udział w konwencie zobowiązane są do współpracy i podporządkowania się decyzjom Organizatora oraz personelu hotelowego. 
  11. Przed opuszczeniem konwentu wnosi się aby każdy uczestnik nocujący na terenie ośrodka w obecności Organizatora zdał pokój. Wnosi się również by w miarę możliwości pokój był zdawany w stanie czystym i schludnym.  
  12. Na terenie basenu hotelowego niedozwolone jest używanie wszelkich nadmuchiwanych akcesoriów, zabawek oraz materacy.
  13. Na terenie hotelu (w tym: lobby, pokoi, korytarzy, sal konferencyjnych, strefy SPA) zabronione jest posiadanie zwierząt.
  14. Karą za nieprzestrzeganie regulaminu jest:  
    1. Ustne ostrzeżenie,  
    2. Usunięcie z terenu imprezy bez zwrotu kosztów.   
    3. W przypadkach podejrzenia złamania prawa, Organizator powiadomi odpowiednie służby.  

 

6. Służba porządkowa


  1. Organizator na czas trwania konwentu powołuje Służbę Porządkową.  
  2. Organizator ustala jej skład, zadania, przydziela środki techniczne.  
  3. Służbą Porządkową dowodzi Organizator lub osoba przez niego wyznaczona.  
  4. Głównym zadaniem Służby Porządkowej jest zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom konwentu w czasie jego trwania wszędzie tam, gdzie znajdują się jego uczestnicy. Organizator ani Służba Porządkowa nie bierze odpowiedzialności za bezpieczeństwo osób, które samowolnie opuściły teren konwentu/grupę zwartą.  

 

7. Udział w zajęciach programowych/media


  1. Przedstawiciele podmiotów mających status “Organizator” lub “Współpraca”, biorący czynny udział w organizacji nie są upoważnione do brania udziału w konkursach i turniejach przeprowadzanych przez te podmioty podczas trwania konwentu.  
  2. Organizator nie jest zobowiązany do zapewnienia alternatywnego środka transportu na miejsce odbywania się punktów programowych w wypadku, gdy uczestnik spóźni się na wyznaczoną godzinę odjazdu autokaru.
  3. Uczestnicy konwentu mają zakaz wypowiadania się w mediach na temat imprezy bez wcześniejszej zgody Organizatora.  
  4. Wszystkie materiały reklamowe, których obecność na terenie Gdakonu nie została uzgodniona z Organizatorem Gdakonu, zostaną usunięte wraz z rozprowadzającymi je osobami.

 

8. Przetwarzanie danych osobowych


  1. Dane uczestników przetwarzane są przez Fundację Cogitavi, reprezentowaną przez Pawła Butylińskiego (e-mail: pawel.butylinski@gdakon.pl).
  2. Dane uczestników będą udostępnione na rzecz Hotelu NOVOTEL MARINA (zlokalizowanego w Gdańsku, Polska).
  3. Dane te będą przetwarzane w celu zarządzania uczestnikami konwentu Gdakon oraz ich ewentualnych rezerwacji w hotelu.
  4. Okres przechowywania danych mija miesiąc po zakończeniu konwentu (10 kwietnia 2022r.)
  5. Każdy uczestnik ma prawo do zaprzestania przetwarzania jego danych osobowych i usunięcia ich z systemu poprzez anulowania uczestnictwa w konwencie.
  6. Dane uczestników nie będą udostępniane jednostkom znajdujących się poza terytorium Polski bądź też Unii Europejskiej.
  7. Dane uczestników mogą zostać przetwarzane dłużej w przypadku, gdy dojdzie do złamania przez nich regulaminu oraz/lub będą posiadali zakaz uczestnictwa w przyszłych edycjach konwentu.

 

9. Procedura postępowania na wypadek podejrzenia zakażenia koronawirusem SARS-CoV-2 lub zachorowania na COVID-19 podczas imprezy Gdakon


  1. Do zgłoszenia zachorowania lub podejrzenia zachorowania zobowiązana jest każdy Uczestnik Gdakon
  2. Zgłoszenia dokonuje się niezwłocznie po powzięciu informacji lub stwierdzeniu podejrzenia zachorowania Organizatorowi.
  3. Zgłoszenia można dokonać za pomocą każdego z dostępnych środków łączności z Organizatorem.
  4. Osoba, która powzięła informację lub stwierdziła podejrzenie zachorowania jest odpowiedzialna za niezwłocznie odizolowanie podejrzanej/nych o chorobę osoby/osób w sposób bezwzględnie bezpieczny dla własnego zdrowia. Nie wolno dopuścić do kontaktu bezpośredniego. Należy przestrzegać podstawowych zasad bezpieczeństwa sanitarnego, tj.: dystans min. 2 m/ osłona nosa i ust/ rękawiczki/ czas trwania kontaktu jak najkrótszy, max 10 minut.
  5. Osobie chorej lub podejrzanej o zakażenie należy, jeśli jest to możliwe i nie zagraża bezpieczeństwu własnemu i innych, udzielić pomocy w organizacji transportu do domu lub do lekarza, szpitalnego oddziału zakaźnego, jeśli nie posiada własnego środka transportu. Osobę taką należy również poinformować o konieczności skontaktowania się z lekarzem podstawowej opieki medycznej lub z oddziałem zakaźnym szpitala, na podstawie Ustawy o zapobieganiu i zwalczaniu chorób zakaźnych w związku z obowiązującym stanem epidemii SARS-CoV-2 w Polsce.
  6. Jeśli doszło do zasłabnięcia lub widocznego pogorszenia stanu zdrowia osoby podejrzanej o zakażenie lub chorej, należy wskazać jej najbliższe izolatorium (oznaczone pomieszczenie). Wezwanie pogotowia ratunkowego będzie wynikało z decyzji osoby udzielającej pomocy.
  7. Wszystkim osobom, które miały kontakt w bezpośredniej bliskości (twarzą w twarz) z osobą chorą (w odległości mniejszej niż 2 m przez ponad 15 minut), z osobą/osobami podejrzaną/ymi o chorobę w miejscu pracy, nakazuje się zgłoszenie zdarzenia do Organizatora w celu powzięcia jak najszybszych działań ochronnych.
  8. Organizator pozostaje w kontakcie z odpowiednimi służbami i  postępuje zgodnie z postanowieniami obowiązujących przepisów prawa w celu w celu powzięcia jak najszybszych działań ochronnych.